Програма-планувальник допомагає фрилансерці менше хвилюватись і стати більш організованою.
Тетяна Гонченко працювала редакторкою запорізького онлайн-видання, потім вела блог в онлайн-книгарні Yakaboo та була редакторкою суспільних тем у виданні TheБабель. Цієї весни вона перейшла на фриланс і звідтоді безперервно вчиться самоорганізовуватися. Для планування роботи Тетяна використовує додаток Trello. Далі — детальніше про вміння жити за графіком, навіть якщо дуже його не любите.
Я катастрофічно неорганізована людина. Графіки, розпорядки, плани та цифри мене бісили завжди. Здавалося, що спонтанність і хаотичність — найкращі друзі творчості, а ставити собі рамки — шкідливо і врешті-решт просто нудно. До ненависної самоорганізації ще кілька років тому мене привчила погана пам’ять та дрібні підробітки. А повний перехід на фриланс змусив планувати по-справжньому. Коли у тебе багато різних замовників, постійно 7-8 тем в роботі, безкінечні дзвінки скайпом та інтерв’ю, планування стає необхідністю.
Перше, що відкриваю зранку, — додаток Trello на телефоні. Останнє, що закриваю перед сном, — програма Trello на ноутбуці. Це планувальник задач, який допомагає мені впорядковувати своє життя. Відразу скажу, що загалом він нічим не кращий і не гірший за безліч аналогів. Просто я звикла саме до нього. Ті самі ідеї можна застосувати в будь-яких інших планувальниках або ж паперовому блокноті. Ось як це виглядає у мене.
На кожен день створюю окремий список завдань. Записую і робочі, й особисті завдання разом. Спочатку планувала лише на два-три дні наперед. Потім — на тиждень. Тепер наприкінці кожного місяця створюю стовпчики на найближчі 30 днів та відразу вписую віддалені плани та завдання. Після 20-го числа — заплатити за комунальні послуги. Не забути про заздалегідь куплені авіаквитки. Сходити на плановий похід до лікаря. Або привітати когось із днем народження. Записую і видихаю — це добре звільняє оперативну пам’ять мозку для більш нагальних питань.
Прибираю та додаю завдання постійно протягом дня. Trello відкритий у мене завжди, це мій цілодобовий робочий інструмент. Щойно домовилася про текст із замовником та визначила дедлайн — заношу це у потрібний стовпчик. З’ясувала час інтерв’ю — відразу додаю його у планувальник. Дорозшифровувала текст — картка з відповідним завданням тієї ж миті летить у розділ «Готово». Це значно економить час та тримає в тонусі.
Не відразу додумалась записувати не тільки завдання, а й деталі, пов’язані з їх виконанням. Наприклад, номер телефона спікера або місце зустрічі. Все це збирала в кількох різних месенджерах, доводилося безкінечно копирсатись у переписках. Зараз уся інформація, пов’язана з конкретним завданням, зібрана в картці Trello. Це напрочуд зручно та добряче економить час.
Також до картки можна причепити ґуґл-документи з питаннями до інтерв’ю, розшифровкою, додатковими матеріалами або недописаним текстом. І навіть фотографію спікера, щоб легше знайти його в заповненій кафешці, коли йдеш на зустріч. Але останньою опцією я користуюсь рідко.
Планувати свій день погодинно у мене не вийшло. Якось мені хотілося досягнути вершин самоорганізації. Наприклад, з 10-ї до 13-ї пишу про котиків, з 13-ї до 15-ї — розшифровую інтерв’ю про пінгвінів, о 16-й іду на пошту по посилки. Втім швидко зрозуміла, що зі мною це не спрацює. Я можу почати писати статтю, відчути, що вона не йде, взятися за іншу, а до першої повернутися згодом. Не знаю, як це працює, але один і той самий текст може в понеділок ніяк не йти, а у вівторок взяти і написатись, як рідний. Можливо, слова в голові мають дозріти. Тут важливо себе не розпинати за невиконання наміченого плану, бо продуктивність від самогризіння не покращиться. Якщо дедлайн не підтискає, краще просто взятись за інше завдання, або навіть відкласти все на кілька годин і почитати книжку. Тому завдання в планувальнику у мене розставлені по мірі пріоритетності, але не більше того.
Намагаюся рахувати, скільки часу потрібно на кожну задачу. Розшифровка інтерв’ю у мене займає в середньому в 2,5 рази більше часу, ніж триває запис на диктофоні. Можна було б і швидше, але працювати, не відволікаючись на фейсбук, мені не вдається. Тобто на розшифровку годинного інтерв’ю я закладаю 2,5 годин часу. Швидкість написання тексту у всіх різна, залежить від теми, складності завдання та багатьох інших параметрів. Із часом починаєш інтуїтивно відчувати свою швидкість роботи і розраховувати, скільки треба часу на кожен матеріал. Важливо це записувати поруч із завданням, щоб приблизно оцінити, чи встигаєш за день виконати усе заплановане. Якщо ні — краще відразу перенести менш пріоритетні завдання на інший день. Вони не висітимуть над душею, а ти не називатимеш замовникам нереалістичних дедлайнів.
Я завжди чітко знаю, що у мене з грошима. Маю окремий стовпчик в Trello — гонорари, які я вже заробила, але поки не отримала. Інший — скільки отримаю, коли виконаю всі домовлені завдання. Коли отримую гроші, викреслюю суму з Trello і заношу в гугл-таблицю, в якій веду всю домашню бухгалтерію. Таким чином завжди розумію, скільки зароблю найближчим часом, чи варто піднапружитись, або можна трохи розслабитись.
Окремо записую ідеї для майбутніх матеріалів. На випадок, якщо будуть перебої з завданнями, або вільний час. Цікава тема може прийти в голову несподівано, і губити їх та забувати — не раціонально. Краще записати, навіть якщо найближчими місяцями тема не знадобиться.
Великі завдання треба розбивати на менші. Люблю попсовий вислів «слона треба їсти шматочками». Зазвичай появі статті — якщо це не колонка — передує кілька етапів. Треба домовитися з експертом або кількома. Взяти у них коментар. Розшифрувати запис. Зібрати з інших джерел додаткову інформацію. І врешті зібрати це в один текст. Так одна велика справа «написати текст» перетворюється на 5-6 дрібніших завдань. Планувати кожне з них окремо і перетягувати в розділ «Готово» значно зручніше, ніж тиждень скніти над одним складним пунктом в планувальнику.
До речі, про розділ «Готово». У Trello можна просто видаляти виконані завдання, але тоді не почуваєшся молодцем. Тому я створила окремий список для завершених завдань і з задоволенням перетягую туди зроблене. Список росте, душа радіє.
Звісно, я не дотримуюсь планувальника неухильно. Перенесення задач на наступний день — нормальний постійний процес. А якщо 100% денних справ виконано, а ніч ще не прийшла — це радше виняток, а не закономірність. Треба усвідомлювати, що планування роботи та її виконання — це різні процеси. Але планувальник значно заощаджує мій час, дозволяє не забувати про зустрічі та дзвінки та ставити реалістичні дедлайни. А це вже чогось варте.
Головне зображення Aron Visuals
